Ergebnis des ISO 9001 Konformitätschecks

Die Eingabe der grundlegenden Unternehmensdaten auf Ihrer Zertifizierungsplattform ist ein zentraler Schritt auf dem Weg zur ISO-Zertifizierung. Dazu gehört eine Analyse des Unternehmensumfelds. Bislang war das komplex und hat wochenlange Arbeit bedeutet. Das gehört der Vergangenheit an! Unser KI-Assistent hat die erforderlichen Grundlagen bereits für Sie angelegt.

Warum ist dieser Schritt erforderlich?

Kapitel vier und fünf der ISO-Normen verlangen, dass Unternehmen die Grundlagen und das Umfeld ihrer Arbeit analysieren. Dazu gehören

• Verpflichtungen aus Gesetzen und Vorschriften,
• Führungsleitlinien, die den Rahmen Ihres Managementsystems bilden und
• eine Analyse der Interessengruppen, die mit Ihrem Unternehmen verbunden sind.

Diese Informationen dienen dazu, Ihr Managementsystem gezielt auf Ihre spezifischen Anforderungen und Herausforderungen auszurichten.

Die Analyse von Interessengruppen und ihrem Einfluss gehört zu den fundamentalen Voraussetzungen der ISO-Normen. Wir haben eine Liste der für uns relevanten Interessengruppen erstellt.

Unsere Führungskräfte verpflichten sich, die Prinzipien der ISO 9001 (Qualitätsmanagement) in ihrer täglichen Arbeit konsequent umzusetzen.

Die hier aufgelisteten Führungsgrundsätze unserer Organisation umfassen die Verantwortung für Qualität: Führungskräfte fördern zuverlässige und effiziente Prozesse, um qualitativ hochwertige Ergebnisse zu gewährleisten.

Unsere Führungsgrundsätze sind essenziell für unser Engagement im Bereich Qualität. Sie bilden die Grundlage für ein verantwortungsvolles und vorbildliches Führungsverhalten in unserer Organisation.

Die Eingabe und Bearbeitung Ihrer Ziele ist ein wichtiger Schritt, um Ihre Richtung festzulegen und Ihre Fortschritte zu dokumentieren. Auch das ist ganz einfach, denn die Ziele, die Sie uns im Fragebogen genannt haben, sind bereits angelegt.

Klicken Sie auf den Reiter 2. Ziele. Dort finden Sie bereits Ziele, die wir auf Basis Ihrer Angaben im Fragebogen für Sie übernommen haben.

Während Sie den Fragebogen ausgefüllt haben, haben wir bereits Ihre Prozesslandschaft angelegt. Die Prozesse und Abläufe sind den unterschiedlichen Bereichen Ihres Unternehmens zugeordnet. Jetzt gilt es nur noch, den Feinschliff zu machen: Ihre Prozesse weiter auszuarbeiten und individuell an Ihr Unternehmen anzupassen.

• Mithilfe des KI-Assistenten legen Sie die einzelnen Prozessschritte an.
• Der Assistent unterstützt Sie dabei, passende Schritte zu generieren, die Sie auf Ihre spezifischen Anforderungen abstimmen können.

Die Norm verlangt außerdem, dass Sie die sogenannten Wechselwirkungen, also Schnittstellen zu anderen Prozessen und Abläufen, definieren. Diese Verbindungen sind wichtig, um sicherzustellen, dass Ihre Prozesse nahtlos ineinandergreifen. Durch den KI-Assistenten geht das schnell und einfach.

Arbeitsanweisungen und Richtlinien sind ein zentraler Bestandteil Ihres Managementsystems. Die wichtigsten Dokumente haben wir bereits auf Basis Ihrer Angaben für Sie angelegt. Nun gilt es, diese mit Hilfe unserer KI an Ihre spezifischen Anforderungen anzupassen.

So bearbeiten Sie Ihre Dokumente:

1. Öffnen Sie das gewünschte Dokument in Ihrer Plattform.
2. Nutzen Sie den KI-Assistenten, um die Felder individuell anzupassen. Klicken Sie beispielsweise im Feld Beschreibung auf den Assistenten. Dieser wird die vorhandene Beschreibung automatisch auf Ihr Unternehmen abstimmen.
3. Arbeiten Sie sich durch die weiteren Felder wie Geltungsbereich, Zuständigkeiten oder Ablauf. Der KI-Assistent unterstützt Sie auch hier, um sicherzustellen, dass die Inhalte zu Ihnen, Ihrer Selbstständigkeit oder Ihrem Unternehmen passen.
4. Speichern Sie Ihre Änderungen, sobald Sie mit der Anpassung fertig sind.

Dokumente sind nicht nur eine Anforderung der Norm, sondern auch eine wertvolle Grundlage, um Verbindlichkeit und Klarheit in Ihrem Unternehmen zu schaffen.

Risiken und Chancen sind ein zentraler Bestandteil von ISO-Managementsystemen. Ziel ist es, sich bewusst Gedanken darüber zu machen, welche Risiken Sie vermeiden und welche Chancen Sie ergreifen möchten.

In Ihrem Zertifizierungstool haben wir bereits eine Liste mit Risiken angelegt. Diese basieren auf den Angaben, die Sie im Fragebogen gemacht haben, sowie auf den Informationen zu Ihren Tätigkeiten. Nun können Sie diese Risiken und Chancen weiter bearbeiten und anpassen.

So bearbeiten Sie Risiken und Chancen

1. Öffnen Sie den Reiter Risiken und Chancen in Ihrem Zertifizierungstool.
2. Nutzen Sie den KI-Assistenten, um die Ursachen der Risiken zu analysieren. Der Assistent bietet Ihnen präzise Vorschläge und unterstützt Sie dabei, Ihre Risiken besser zu verstehen.
3. Überprüfen Sie die vorgeschlagenen Maßnahmen. Wenn Sie in der Liste der Maßnahmen auf das kleine Quadrat klicken, können Sie die Maßnahmen direkt in Aufgaben umwandeln und in Ihre Maßnahmenverwaltung übernehmen.
4. Ergänzen Sie Ihre eigenen Risiken und Chancen, falls Sie weitere relevante Themen identifizieren.

Die ISO-Normen verlangen als Grundlage der Zertifizierung, dass ein erstes Audit und eine erste Managementbewertung durchgeführt werden. Beide Dokumente haben wir bereits für Sie vorbereitet und angelegt, sodass Sie jetzt bereits optimal auf die Zertifizierung vorbereitet sind.

Sie finden die Bewertungen im Reiter 6. Bewertungen. Sie müssen sie nur noch überprüfen und dann freigeben.

Wenn Sie in Zukunft weitere Managementbewertungen oder Audits durchführen möchten, unterstützt Sie unser KI-Assistent dabei, die passenden Fragen zu formulieren. Anstatt stundenlang Fragekataloge zu erstellen, genügt ein einziger Knopfdruck, und Sie erhalten einen vollständigen Fragenkatalog, mit dem Sie direkt loslegen können.

Im Rahmen der Errichtung unseres Qualitätsmanagementsystems haben wir ein Systemaudit durchgeführt, um die Konformität mit den Normkapiteln der ISO 9001:2015 zu überprüfen. Dabei sind wir Schritt für Schritt die Anforderungen der Norm durchgegangen und haben sie mit der Umsetzung in unserem Unternehmen abgeglichen. Das Vorgehen stützt sich dabei auf die hier aufgeführten Methoden.

• Dokumentation überprüft: Wir haben überprüft, ob die erforderliche Dokumentation vollständig ist.
• Umfassende Analyse: Wir haben eine weitreichende Überprüfung der Dokumentation sowie der Umsetzung veranlasst.
• Befragung durchgeführt: Wir haben Personen interviewt, die von den entsprechenden Normvorgaben betroffen sind.
• Erfolgskontrolle: Wir haben geprüft, ob die getroffenen Maßnahmen erfolgreich durchgeführt wurden.

Das Ergebnis dieser umfassenden Überprüfung ist in diesem ersten Auditbericht festgehalten, der sowohl die Stärken als auch die Verbesserungspotenziale unseres Qualitätsmanagementsystems dokumentiert.

Diese erste Managementbewertung zeigt auf, wie das Qualitätsmanagementsystem aus Sicht der Unternehmensführung aktuell implementiert ist und welcher Verbesserungsbedarf erkannt wurde. Wir sind dazu Schritt für Schritt die Anforderungen aus Kapitel 9.3 der ISO 9001:2015 durchgegangen und haben die dort aufgeführten Punkte überprüft.

Die Kategorisierung zeigt auf, wie die Schlüsse gezogen wurden.

• Dokumentation überprüft: Wir haben sichergestellt, dass alle relevanten Dokumente vollständig und aktuell sind.
• Umfassende Analyse: Wir haben eine detaillierte Bewertung der Umsetzung der Anforderungen vorgenommen.
• Befragung durchgeführt: Wir haben relevante Personen befragt, um Erkenntnisse über die praktische Anwendung der Normvorgaben zu gewinnen.
• Erfolgskontrolle: Wir haben geprüft, ob die eingeleiteten Maßnahmen effektiv umgesetzt wurden und die gewünschten Ergebnisse erzielt haben.

Die Ergebnisse dieser Managementbewertung dokumentieren sowohl die Stärken als auch die identifizierten Verbesserungspotenziale unseres Qualitätsmanagementsystems und dienen als Grundlage für zukünftige Maßnahmen.

Die ISO-Normen fordern, dass Sie sich als selbstständig tätige Person oder als Unternehmensleitung auf die Grundsätze Ihres Managementsystems verpflichten. Dazu gehören auch Ihre Beschäftigten. Wenn Sie möchten, können Sie zusätzlich Netzwerkpartner oder freie Mitarbeitende einladen, sich ebenfalls zu den Grundsätzen zu verpflichten. Wir haben das für Sie ganz einfach gemacht.

Laden Sie andere Personen ein

• Klicken Sie auf den Reiter Nutzer auf Ihrer Plattform.
• Füllen Sie eine Einladung aus, indem Sie die E-Mail-Adresse der Person eingeben und die Einladung absenden.
• Die eingeladenen Personen erhalten eine Nachricht und können anschließend auf das Managementsystem zugreifen, Beiträge lesen und ihre Bestätigung abgeben.

Als Administrator der Plattform können Sie jederzeit sehen, wer bereits eine Bestätigung abgegeben hat.

Übrigens, keine Sorge. Eingeladene Personen können die Inhalte des Managementsystems nicht verändern. Das bleibt allein Ihnen als Administrator vorbehalten.